AI w firmie prawnej: raportowanie zespołu pod kontrolą

Wyzwanie

Firma obsługuje 50 klientów w modelu stałej współpracy. Informacje o czasie poświęconym na ich sprawy są potrzebne do kontrolowania zakresu wykonanych prac, rozliczeń oraz jakości obsługi.

Problem polegał na tym, że większość pracowników nie raportowała systematycznie wszystkich przepracowanych godzin. Dane były niepełne, część informacji się gubiła, a kierownictwo nie miało wystarczająco aktualnego obrazu sytuacji.

Problem nie dotyczył więc wyłącznie porządku w raportach. Wpływał również na kontrolę przychodów, jakość obsługi klientów i możliwość sprawnego zarządzania firmą.

Bez pełnych danych trudno było zauważyć:

• pracę wykraczającą poza uzgodniony zakres
• sytuacje wymagające dodatkowego fakturowania
• klientów, przy których przez dłuższy czas nie było aktywności
• sprawy wymagające kontaktu lub większej uwagi zespołu

Co zmieniliśmy

W ramach stałego prowadzenia obszaru AI uporządkowaliśmy sposób zbierania i wykorzystywania danych o pracy zespołu.

Raporty, które wcześniej pracownik pobierał ręcznie, są teraz pobierane automatycznie każdego dnia, również bez standardowej integracji z używanym systemem. Zapisane dane zasilają dalsze monitorowanie limitów godzin, aktywności zespołu i obsługi klientów.

Powstał spójny proces monitorowania, który przypomina pracownikom o brakujących informacjach, a osobom zarządzającym daje aktualny obraz realizacji usług dla stałych klientów.

Zamiast analizować rozproszone i niepełne dane, kierownictwo otrzymuje informacje wskazujące sytuacje wymagające uwagi. Rozwiązanie wspiera podejmowanie decyzji, ale ich nie przejmuje. O kontakcie z klientem, dodatkowym fakturowaniu lub zmianie sposobu obsługi nadal decydują odpowiedzialne osoby w firmie.

Rezultaty

Przed wdrożeniem problem z kompletnym raportowaniem godzin dotyczył większości 20-osobowego zespołu. Obecnie regularne braki dotyczą 1–2 osób.

Dane przestały być wyłącznie zapisem wykonanej pracy. Stały się narzędziem wspierającym rozliczenia, obsługę klientów i zarządzanie zespołem.

Firma zyskała:

• wykrywanie przekroczeń uzgodnionego zakresu usług
• identyfikowanie dodatkowej pracy wymagającej fakturowania
• zauważanie klientów, przy których brakuje odpowiedniej aktywności
• podejmowanie kontaktu z klientem i poprawianie jakości obsługi
• bieżący nadzór nad działalnością operacyjną

Rola Zewnętrznego Dyrektora AI

Firma nie potrzebowała kolejnej prezentacji narzędzi ani pojedynczej automatyzacji. Potrzebowała osoby, która zrozumie jej sposób działania, połączy technologię z codzienną pracą zespołu i weźmie odpowiedzialność za doprowadzenie zmiany do praktycznego wykorzystania.

Rola Zewnętrznego Dyrektora AI objęła rozpoznanie problemu, zaprojektowanie rozwiązania, wdrożenie go w firmie oraz zadbanie o to, aby pracownicy rzeczywiście korzystali z nowego sposobu pracy.

Współpraca nie kończy się wraz z uruchomieniem jednego rozwiązania. Działające procesy są rozwijane, a kolejne obszary wybierane na podstawie rzeczywistych potrzeb pracowników i kierownictwa.