- Efekt współpracy
- Logistyka
Czterdzieści osiem pojazdów, cztery lokalizacje i osiem godzin mniej administracji tygodniowo
Firma logistyczna uporządkowała obsługę 48 pojazdów wykorzystywanych przez 72 pracowników w czterech lokalizacjach. Łączny czas zbierania, wpisywania i poprawiania danych spadł z 12 do czterech godzin tygodniowo. Administrator otrzymał powiadomienia, a użytkownicy samochodów własny panel do przekazywania informacji.
Problem
Excel zawierał przebiegi, rezerwacje, terminy przeglądów, ubezpieczenia i naprawy, a dane trafiały do administratora różnymi kanałami. Łączne obciążenie wynosiło 12 godzin tygodniowo.
Zmiana
Pracownik znający flotę przygotował prototyp aplikacji z panelem dla administratora i dla użytkowników pojazdów. Dział IT odpowiadał za uprawnienia, bazę danych i uruchomienie.
Efekt
Łączna praca administratora i użytkowników zajmuje cztery godziny tygodniowo. Niezgodności w próbie 240 wpisów spadły z 28 do pięciu.
- Najważniejszy rezultat
- Osiem godzin tygodniowo odzyskanych, czyli 32 godziny w czterech tygodniach objętych pomiarem. Pomiar objął też czas pracowników, żeby sprawdzić, czy obowiązki nie zostały jedynie przeniesione.
Pomiar
| Miernik | Przed | Po | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Łączny czas administracji, tygodniowo | 12 h | 4 h | −8 h |
| Niezgodności w próbie 240 wpisów | 28 | 5 | |
| Osoby korzystające z aplikacji | — | 65 z 72 | |
| Od prototypu do uruchomienia | — | 8 + 4 tygodnie |
Podstawa pomiaru: Czterotygodniowy pomiar tych samych czynności przed zmianą i po uruchomieniu, obejmujący pracę administratora oraz czas pracowników poświęcony na przekazywanie informacji.
Wyzwanie
Dotychczasowy Excel zawierał przebiegi, rezerwacje, terminy przeglądów, ubezpieczenia i naprawy. Dane trafiały do administratora różnymi kanałami. W pierwszych czterech tygodniach pomiar objął zarówno pracę administratora, jak i czas pracowników poświęcony na przekazywanie informacji. Średnie obciążenie wyniosło łącznie 12 godzin tygodniowo.
Co zmieniliśmy
Pracownik znający flotę przygotował prototyp aplikacji. Osoba prowadząca projekt pomogła ograniczyć pierwszą wersję do najczęstszych czynności i uzgodnić zakres z IT. Dział IT odpowiadał za uprawnienia, bazę danych i uruchomienie. Administrator został właścicielem procesu po stronie firmy.
Aplikacja miała dwa panele. Pracownicy rezerwowali pojazdy i uzupełniali przebiegi, a administrator widział aktualne dane oraz powiadomienia. Prototyp rozwijano przez osiem tygodni, a przygotowanie do uruchomienia przez IT zajęło kolejne cztery tygodnie.
Pomiar i rezultaty
Po okresie uruchomienia przeprowadzono czterotygodniowy pomiar tych samych czynności. Łączna praca administratora i użytkowników zajmowała średnio cztery godziny tygodniowo. Firma odzyskała osiem godzin tygodniowo, czyli 32 godziny w czterech tygodniach objętych pomiarem. Uwzględnienie czasu pracowników pozwoliło sprawdzić, czy obowiązki nie zostały jedynie przeniesione z administratora na pozostałe osoby.
Kontrola 240 wpisów przed zmianą wykazała 28 niezgodności. W próbie 240 wpisów po zmianie było ich pięć. W pierwszych pełnych 28 dniach po uruchomieniu 65 z 72 uprawnionych osób wykonało w aplikacji co najmniej jedną rezerwację lub aktualizację danych. Sama obecność konta nie była liczona jako korzystanie z rozwiązania.
Co z tego ma właściciel
Właściciel otrzymał potwierdzenie, że aplikacja jest używana, ogranicza łączne obciążenie zespołu i poprawia jakość danych. Administrator mógł poświęcić więcej uwagi nadzorowi nad flotą, a pięć wykrytych niezgodności wyznaczyło zakres kolejnych usprawnień.
- Wniosek
- Pracownik znał operacje, IT miało kompetencje potrzebne do uruchomienia, a prototyp pomógł uzgodnić, co powinno powstać. Pięć wykrytych niezgodności wyznaczyło zakres kolejnych usprawnień.