- Efekt współpracy
- Wynajem sprzętu budowlanego
Oferty rusztowań w 15 minut zamiast 90. Dwadzieścia pięć godzin miesięcznie na inne zadania
Firma wynajmująca sprzęt budowlany skróciła średni czas przygotowania oferty z 90 do 15 minut. Przy 20 ofertach miesięcznie oznaczało to 25 godzin pracy uwolnionych na kontakt z klientami i dopracowanie zamówień. Każda oferta w badanej grupie zawierała również rysunek pomocniczy, którego wcześniej firma nie przygotowywała.
Problem
Pracownica zbierała parametry, dobierała pozycje z dokumentacji i przepisywała dane do rozbudowanego Excela. Rejestracja 20 kolejnych ofert wykazała średnio 90 minut pracy na ofertę.
Zmiana
Po szkoleniu pracownica przygotowała z pomocą AI prototyp generatora. Specjalista techniczny przygotował narzędzie do użycia, a poprawność zestawień weryfikuje osoba znająca dokumentację producenta.
Efekt
Średni czas oferty spadł do 15 minut łącznie z kontrolą i poprawkami. Korekt po wysłaniu wymagała jedna oferta z 20 zamiast sześciu.
- Najważniejszy rezultat
- 75 minut mniej na ofertę, czyli 25 godzin w badanym miesiącu i około 83% krótszy czas wykonania zadania. Rysunek pomocniczy znalazł się we wszystkich 20 nowych ofertach.
Pomiar
| Miernik | Przed | Po | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Średni czas przygotowania oferty | 90 min | 15 min | −83% |
| Oferty wymagające korekty po wysłaniu | 6 z 20 | 1 z 20 | |
| Rysunek pomocniczy w ofercie | 0 z 20 | 20 z 20 | |
| Czas odzyskany przy 20 ofertach miesięcznie | — | 25 h |
Podstawa pomiaru: Rejestracja czasu 20 kolejnych ofert w miesiącu przed zmianą i 20 ofert o podobnej strukturze w pełnym miesiącu po zmianie. Pomiar obejmuje przygotowanie, sprawdzenie i poprawki przed wysłaniem.
Wyzwanie
Przed zmianą pracownica zbierała parametry, dobierała pozycje z dokumentacji i przepisywała dane do rozbudowanego Excela. Rejestrowanie czasu 20 kolejnych ofert w pierwszym miesiącu wykazało średnio 90 minut pracy na ofertę. Pomiar obejmował przygotowanie, sprawdzenie i poprawki przed wysłaniem.
Co zmieniliśmy
Po szkoleniu pracownica przygotowała z pomocą AI prototyp generatora. Konsultant pomógł określić zakres pierwszej wersji, sposób porównania wyników i plan testów. Specjalista techniczny przygotował narzędzie do użycia przez firmę, a poprawność zestawień weryfikowała osoba znająca dokumentację producenta.
Pomiar i rezultaty
W kolejnym pełnym miesiącu zmierzono 20 ofert o podobnej strukturze i stopniu złożoności. Średni czas wyniósł 15 minut, ponownie łącznie z kontrolą oraz poprawkami. Różnica 75 minut na ofertę dała 25 godzin oszczędności w badanym miesiącu i około 83% krótszy czas wykonania zadania.
Kontrola ofert po wysłaniu ujawniła błędy wymagające korekty w sześciu z 20 ofert przed zmianą i w jednej z 20 po zmianie. Rysunek pomocniczy znalazł się we wszystkich 20 nowych ofertach. Był elementem prezentacji dla klienta; nie traktowano go jako zatwierdzonego projektu konstrukcyjnego.
Firma oszacowała wartość odzyskanej pracy na 3000 zł miesięcznie, przy przyjętym pełnym koszcie godziny wynoszącym 120 zł. To wycena uwolnionego czasu. Wynagrodzenia nie zostały obniżone, a liczba ta nie uwzględnia kosztu przygotowania i utrzymania rozwiązania. Pracownica wykorzystała odzyskaną dostępność do obsługi klientów.
Co z tego ma właściciel
Dla właściciela korzyścią były sprawniejsze przygotowanie ofert, mniej korekt i rozszerzenie materiału przekazywanego klientowi. Projekt miał osobę odpowiedzialną za poprawność wyniku oraz mierniki, które można było sprawdzać także po jego zakończeniu.
- Wniosek
- Projekt miał osobę odpowiedzialną za poprawność wyniku oraz mierniki, które można było sprawdzać także po jego zakończeniu.