- Efekt współpracy
- Usługi
Proces miał 17 kroków. Do potrzebnego wyniku wystarczyło 10
Firma usługowa chciała zautomatyzować przygotowanie dokumentacji zlecenia. Początkowa lista obejmowała 17 czynności. Zespół zakładał, że każdą z nich trzeba przenieść do nowego rozwiązania. Dopiero wspólne ustalenie końcowego wyniku pokazało, które kroki rzeczywiście były potrzebne.
Problem
Firma chciała zautomatyzować przygotowanie dokumentacji zlecenia. Początkowa lista obejmowała 17 czynności, a zespół zakładał, że każdą trzeba przenieść do nowego rozwiązania.
Zmiana
Warsztat zaczął się od ustalenia, co musi otrzymać osoba zatwierdzająca zlecenie. Pracownicy przeszli przez 12 zakończonych spraw i wskazali kroki służące powtórnemu przepisywaniu danych.
Efekt
Docelowy proces objął 10 czynności i pięć warunków odbioru. Próba na kolejnych 12 sprawach spełniła je we wszystkich przypadkach.
- Najważniejszy rezultat
- Proces zawęził się z 17 do 10 czynności, a próba na 12 sprawach spełniła wszystkie pięć warunków odbioru. Czasu regularnej realizacji jeszcze nie mierzono.
Pomiar
| Miernik | Przed | Po | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Kroki w procesie | 17 | 10 | −7 |
| Uzgodnione warunki odbioru | — | 5 | |
| Sprawy z brakującymi informacjami | 4 z 12 | 0 z 12 |
Podstawa pomiaru: Przegląd 12 wcześniej zakończonych spraw przed zmianą i próba na kolejnych 12 sprawach po ustaleniu docelowego procesu. Nie mierzono jeszcze czasu regularnej realizacji, dlatego zmianie nie przypisano procentowej oszczędności czasu.
Co zmieniliśmy
Warsztat rozpoczął się od określenia, co musi otrzymać osoba zatwierdzająca zlecenie. Uzgodniono pięć warunków odbioru: kompletność danych, aktualność załączników, poprawne wartości, identyfikację źródeł i wskazanie spraw wymagających decyzji człowieka.
Następnie pracownicy przeszli przez 12 wcześniej zakończonych spraw. W czterech znaleźli brakujące informacje, których nie wychwytywał dotychczasowy opis procesu. Równolegle ustalili, że sześć kroków służyło powtórnemu przepisywaniu danych, a dwa kolejne można połączyć w jedno sprawdzenie. Docelowy proces obejmował 10 czynności.
Pomiar i rezultaty
Próba na kolejnych 12 sprawach wykazała spełnienie uzgodnionych warunków odbioru we wszystkich przypadkach. Ten wynik dotyczył wyłącznie badanej próby. Nie mierzono jeszcze czasu regularnej realizacji, dlatego nie przypisano zmianie procentowej oszczędności czasu.
Co z tego ma właściciel
Właściciel dostał zakres do dalszej decyzji: 10 potrzebnych kroków, pięć kryteriów odbioru oraz podział odpowiedzialności. Dopiero taki opis posłużył do wyceny i przygotowania prototypu. Zmniejszenie liczby kroków z 17 do 10 nie oznaczało automatycznie takiego samego spadku kosztu budowy, ponieważ poszczególne czynności różniły się trudnością.
- Wniosek
- Zmniejszenie liczby kroków z 17 do 10 nie oznaczało automatycznie takiego samego spadku kosztu budowy, ponieważ poszczególne czynności różniły się trudnością.